Die Position
Der/die Praktikant:in unterstützt das Eventteam in allen Phasen des Eventzyklus: von der Teilnehmergewinnung über die Durchführung vor Ort bis hin zu Follow-up und Dokumentation. Es handelt sich um eine operative Rolle mit direktem Kontakt zu italienischen und deutschen Unternehmen – in drei Sprachen.
Aufgaben
Teilnehmergewinnung und -betreuung
- Recherche und Auswahl deutscher Buyer für Incoming-Veranstaltungen in Italien sowie italienischer Buyer für Events in Deutschland
- Direkte Ansprache der Zielunternehmen per Telefon und E-Mail (Outbound-Tätigkeit, mit Gesprächsleitfaden und Unterstützung durch das Team)
- Betreuung der Teilnehmenden vor, während und nach der Veranstaltung: Anmeldungen, Unterlagen, logistische Informationen
Organisation und operative Unterstützung
- Planung von Veranstaltungen in Deutschland für Kunden und Mitglieder der Kammer: Workshops, Seminare, Business Lunches, Delegationsreisen
- Einholen und Vergleichen von Angeboten, Kontakt zu Locations, Catering, Hotels, Transferdiensten und Technikdienstleistern
- Vorbereitung von Teilnehmerlisten, Namensschildern, Tagungsmappen und Saalmaterialien
- Präsenz vor Ort: Auf- und Abbau, Empfang und Registrierung der Gäste, Betreuung der Referent:innen, Umgang mit unvorhergesehenen Situationen
B2B-Gespräche
- Profilierung der teilnehmenden Unternehmen und Matching von Angebot und Nachfrage
- Erstellung und Verwaltung der Terminpläne
Kommunikation und Materialien
- Erstellung und Übersetzung (IT/DE/EN) von Save-the-Dates, Einladungen, Newslettern, Pressemitteilungen und PR-Texten
- Versand über E-Mail-Marketing-Tools sowie Monitoring von Öffnungs- und Anmeldequoten
- Aktualisierung der Veranstaltungsseiten auf der Website und Unterstützung bei Social-Media-Inhalten
Datenbank, Recherche und Reporting
- Marktrecherchen sowie Mapping von Zielbranchen und -unternehmen
- Pflege und Bereinigung des CRM: Anlage von Kontaktdaten, Segmentierung, Verifizierung der Kontakte
- Erstellung von Reports zu Teilnahmen, gewonnenen Kontakten und Veranstaltungsergebnissen
Follow-up und Dokumentation
- Versand und Auswertung von Zufriedenheitsumfragen, Einholen von Feedback
- Archivierung der Materialien, Erstellung des Abschlussberichts
Anforderungen
- Italienisch auf muttersprachlichem Niveau; Deutsch [B2/C1]; Englisch [B2]
- Studium in den Bereichen Wirtschaft, Kommunikation, Sprachen, Internationale Beziehungen oder vergleichbar
- Sicherer Umgang mit MS Office; Kenntnisse in CRM-Systemen, E-Mail-Marketing-Tools und Canva von Vorteil
- Sorgfalt, selbstständige Arbeitsorganisation und die Fähigkeit, mehrere Fristen parallel zu koordinieren
- Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten an Veranstaltungstagen
Was du lernst
End-to-End-Management internationaler Business-Events, direkter Kontakt zu Unternehmen und Institutionen beider Länder, professionelle Kommunikation in drei Sprachen, Arbeit mit CRM- und Marketing-Tools sowie Einblick in die Dynamiken des deutsch-italienischen Außenhandels.
